Evertime dentro de una agencia de marketing y productora audiovisual
TWICE es una agencia de marketing y productora audiovisual con sede en Madrid, fundada en 2022 por Alberto Benito y Joaco Gasset. Desde su nacimiento, la compañía ha apostado por combinar creatividad, profesionalidad y trabajo en equipo para desarrollar proyectos que conecten con las audiencias y ayuden a las marcas a destacar en el entorno digital.
Su actividad integra diferentes disciplinas dentro de una misma compañía: producción audiovisual, creatividad, experiencia de usuario, marketing digital y diseño gráfico. Entre sus servicios se encuentran las grandes producciones comerciales, contenido para redes sociales, producción con drones FPV, 3D, CGI y VFX, estrategia de marca, diseño web, ecommerce, social media y paid media.
Esta diversidad de servicios se traduce también en un equipo multidisciplinar, con perfiles de dirección creativa, cuentas, producción, contenido, diseño y fotografía. TWICE desarrolla proyectos tanto en España como en otros mercados, con una filosofía que la propia compañía resume como “Spanish roots, global reach”.
En este contexto, la gestión de personas y del tiempo requiere una solución capaz de adaptarse a una organización dinámica, orientada a proyectos y en la que no todos los profesionales trabajan de la misma manera.
El Reto
El modelo de trabajo de TWICE presenta una complejidad particular. La compañía combina proyectos de creatividad, producción audiovisual, marketing y contenido, con equipos que pueden participar en diferentes fases de un mismo proyecto y desarrollar su actividad en diferentes ubicaciones.
Su portfolio refleja precisamente esta variedad: TWICE ha trabajado en proyectos para marcas como ASICS, OYSHO, PUMA, Liga F, Formula 1, Nike, Aston Martin, Rafa Nadal o StarVie, entre otras.
En una empresa de estas características, el control horario no podía plantearse únicamente como un sistema de fichaje. Era necesario disponer de una herramienta que permitiera cumplir con la normativa, mantener el control sobre la jornada y, al mismo tiempo, adaptarse a una forma de trabajar basada en la creatividad, los proyectos y la flexibilidad.
¿Qué dificultades operativas existían?
- Digitalizar el registro de jornada.
- Centralizar la información de la jornada de los empleados.
- Adaptar el control horario a una plantilla multidisciplinar.
- Facilitar el fichaje de los empleados independientemente de su dinámica de trabajo.
- Evitar procesos manuales.
- Facilitar la gestión de ausencias y vacaciones.
- Mantener la flexibilidad propia de una agencia creativa y productora audiovisual.
La solución: Evertime
TWICE apostó por Evertime para digitalizar y centralizar la gestión horaria de su equipo. La plataforma permite disponer de un sistema único para el registro de jornada y, en función de los módulos implantados, gestionar también aspectos relacionados con ausencias, vacaciones y organización de calendarios.
Para una compañía digital como TWICE, la elección de una herramienta sencilla e intuitiva permite incorporar el control horario a la gestión diaria sin convertirlo en un proceso adicional o complejo para los empleados.
Uno de los principales valores de Evertime para TWICE es la posibilidad de gestionar desde una misma plataforma a profesionales con responsabilidades y dinámicas de trabajo diferentes. Dirección creativa, cuentas, producción, diseño, fotografía y contenido pueden trabajar dentro de una misma estructura de control horario, manteniendo una visión global de la organización. Esta característica resulta especialmente relevante en una compañía que trabaja por proyectos y que combina servicios muy diferentes dentro de una misma organización.
La implantación incluyó:
- Control y registro horario digital.
- Fichaje vía móvil o web.
- Gestión de vacaciones y ausencias desde la propia plataforma.
- Gestor documental donde sus empleados pueden descargarse las nóminas.
- Información de registros en tiempo real.
Factores clave para elegir Evertime
✅ Cumplimiento del RDL 8/2019.
✅ Registro horario digital y centralizado.
✅ Adaptación a un equipo multidisciplinar.
✅ Mayor organización y flexibilidad.
✅ Soporte y acompañamiento.
¿Cómo fue el proceso de implantación?
"La implantación de Evertime en TWICE se llevó a cabo de forma ágil y sencilla, adaptando la configuración de la plataforma a la organización y a las necesidades del equipo. En menos de una semana, la compañía pudo comenzar a utilizar el sistema de registro horario, con una herramienta intuitiva que facilitó la adopción por parte de los empleados y permitió integrar el fichaje en su rutina diaria sin generar interrupciones ni complejidades adicionales".
Resultados Obtenidos
1. Mayor control sobre la jornada
Con Evertime, TWICE dispone de una herramienta digital y centralizada para gestionar el registro horario de su equipo. Esto permite que los responsables puedan consultar la información de jornada desde un único entorno y disponer de registros organizados y accesibles.
El control horario deja así de depender de procesos manuales o de información dispersa y pasa a formar parte de una gestión digitalizada.
2. Una solución para un equipo multidisciplinar
TWICE reúne diferentes perfiles profesionales dentro de una misma organización: creatividad, cuentas, producción, diseño, fotografía y contenido. Evertime permite gestionar todos estos perfiles desde una única herramienta, independientemente de las particularidades de cada puesto. Esto simplifica la gestión para los responsables y proporciona una visión global de la jornada de toda la organización.
3. Una gestión más organizada
La digitalización del registro horario facilita que la información esté centralizada y disponible para los responsables. Esto permite mejorar la organización interna y disponer de una mayor trazabilidad sobre la jornada del equipo. Además, TWICE utiliza la sección de ausencias y vacaciones, este apartado puede convertirse en uno de los resultados principales del caso: solicitudes, aprobaciones y planificación desde una única plataforma, evitando comunicaciones dispersas.
4. Seguridad jurídica y cumplimiento normativo
Con Evertime, TWICE dispone de un sistema digital que permite registrar y conservar la jornada laboral de su equipo de forma organizada, accesible y trazable, facilitando el cumplimiento de las obligaciones establecidas en materia de registro horario. De esta forma, la compañía puede disponer de los registros necesarios ante una eventual inspección y mantener un control fiable de las horas de entrada y salida de sus empleados, integrando el cumplimiento legal en su gestión diaria sin añadir complejidad a su forma de trabajar.
Testimonio
"Para una compañía como TWICE, donde trabajamos con equipos y proyectos muy diferentes, necesitábamos una herramienta que se adaptara a nuestra forma de trabajar. Evertime nos aporta ese equilibrio entre control y flexibilidad, permitiéndonos gestionar la jornada de nuestro equipo de una manera sencilla y sin fricciones."
CEO de Twice Media
Joaco Gasset
