Evertime dentro de una compañía de fabricación industrial como Ariona Pools
Ariona Pools es una compañía dedicada a la fabricación industrial que realiza exportaciones a más de 40 países, con una plantilla formada por perfiles muy diferentes: personal de planta, equipo comercial en movilidad y personal de administración. Esta diversidad hacía que la gestión del registro de jornada necesitara adaptarse a distintas formas de trabajo y diferentes ubicaciones.
Antes de implantar Evertime, el registro horario se realizaba de forma manual, mediante anotaciones en papel. La gestión de vacaciones y ausencias también requería una importante intervención administrativa, con intercambio de correos y documentación interna. La entrada en vigor de la obligación de registrar la jornada fue el detonante para buscar una solución, pero Ariona Pools aprovechó la oportunidad para dar un paso más y modernizar la gestión del tiempo de toda la organización.
El Reto
La realidad de Blue Ocean hacía especialmente compleja la implantación de un único sistema de control horario. Por un lado, el personal de planta trabaja con turnos variables y necesita un sistema sencillo para registrar sus entradas y salidas en formato físico. Por otro, el equipo comercial desarrolla buena parte de su actividad fuera de las instalaciones, visitando clientes incluso en distintos países. A esto se suma el personal de administración, con una operativa diferente a la de los otros colectivos.
El sistema manual utilizado anteriormente no permitía disponer de una visión global y actualizada de la jornada de todos los departamentos. Además, la gestión de vacaciones y ausencias implicaba procesos manuales que consumían tiempo al equipo de Recursos Humanos.
¿Qué dificultades operativas existían?
- Registro de jornada manual, mediante anotaciones en papel.
- Dificultad de controlar y analizar las horas reales trabajadas.
- Necesidad de cumplir con la normativa de registro de jornada.
- Gestión manual de vacaciones y ausencias.
- Falta de una herramienta común para perfiles de empleados muy diferentes.
La solución: Evertime
El cumplimiento de la normativa fue el detonante, pero Ariona Pools decidió aprovechar el cambio para modernizar la gestión de Recursos Humanos y digitalizar diferentes procesos relacionados con la jornada, las ausencias y las vacaciones.
Evertime permitía utilizar diferentes modalidades de fichaje en función del perfil de cada trabajador, lo que facilitó que una misma plataforma pudiera adaptarse tanto al personal de planta como a los empleados que trabajan en movilidad.
La implantación incluyó:
- Registro horario digital para toda la plantilla.
- Fichaje mediante diferentes dispositivos y modalidades.
- Fichaje desde tablet para el personal de planta.
- Gestión de vacaciones y ausencias desde la propia plataforma.
- Configuración de calendarios laborales y grupos de empleados.
- Información y registros disponibles para la gestión de Recursos Humanos.
Factores clave para elegir Evertime
✅ Cumplimiento del RDL 8/2019.
✅ Flexibilidad en el fichaje mediante PIN, móvil, Tarjeta NFC y geolocalización.
✅ Adaptación a diferentes perfiles de empleados, desde personal de planta hasta comerciales en movilidad.
✅ Facilidad de uso para toda la plantilla.
✅ Soporte y acompañamiento.
¿Cómo fue el proceso de implantación?
"En pocos días ya teníamos configurados los calendarios laborales, los grupos de empleados y los distintos tipos de fichaje según el perfil de cada trabajador. La plataforma es muy intuitiva y prácticamente no fue necesaria formación para que el equipo empezara a usarla. El soporte en los primeros días fue ágil y resolvió rápidamente las dudas de configuración del calendario y los turnos de planta".
Resultados Obtenidos
1. Seguridad jurídica y cumplimiento normativo
Uno de los primeros resultados obtenidos fue la tranquilidad de disponer de un registro de jornada completo y accesible de toda la plantilla. Ariona Pools cuenta ahora con los registros de jornada organizados y disponibles ante una eventual inspección, incluyendo el detalle de las horas de entrada, salida y pausas de cada trabajador. Esto permite acreditar el registro de jornada de todos los perfiles de empleados, independientemente de dónde desarrollen su actividad.
2. Una única plataforma para toda la plantilla
Uno de los principales valores de Evertime para Ariona Pools ha sido poder utilizar una misma herramienta para gestionar perfiles de trabajadores muy diferentes. El personal de planta puede fichar desde la tablet instalada en la entrada, mientras que los comerciales y empleados que trabajan en movilidad pueden hacerlo desde el móvil o el ordenador. Así, la empresa evita tener diferentes sistemas de control horario para cada colectivo y consigue centralizar la información en una única plataforma.
3. Mayor visibilidad sobre las horas trabajadas
La digitalización del registro horario también ha permitido obtener una visión mucho más clara de las horas realmente trabajadas. Esto resulta especialmente relevante en el caso del personal de planta, donde los turnos pueden variar, y para el equipo comercial, que desarrolla parte de su actividad fuera de las instalaciones. La información registrada permite disponer de una visión global de la jornada y facilita el análisis posterior por parte de Recursos Humanos.
4. Menos tiempo dedicado a la gestión de recursos humanos.
La digitalización de estos procesos ha tenido también un impacto directo sobre el trabajo administrativo. Ariona Pools destaca especialmente la reducción del tiempo dedicado por Recursos Humanos a gestionar solicitudes de vacaciones y cuadrar partes de horas, al pasar de una gestión basada en papeles y correos a un sistema centralizado. El resultado es una gestión más ágil y una mayor disponibilidad de información para la toma de decisiones.
Testimonio
"Evertime nos ha dado la tranquilidad del cumplimiento legal y, de paso, nos ha hecho ver lo fácil que puede ser gestionar el tiempo y las ausencias de todo el equipo. En una empresa con personal de planta, oficina y comerciales por todo el mundo, esa flexibilidad es imprescindible."
CEO de Ariona Pools
José Ramón Vazquez
