Evertime dentro de una compañía de inversión cómo Buildbox
Buildbox es una compañía especializada en inversión, activos inmobiliarios y gestión de compañías, con una operativa basada en la identificación y análisis de oportunidades, la gestión de diferentes activos y el acompañamiento de los proyectos en los que participa. Su actividad requiere una elevada capacidad de análisis, coordinación y seguimiento, trabajando de forma habitual con inversores, socios y diferentes profesionales vinculados a cada operación.
En este contexto, la compañía contaba con una serie de necesidades que le permitiera cumplir con las obligaciones de registro de jornada, pero que al mismo tiempo se adaptara a la autonomía y movilidad de su equipo, sin introducir procesos complejos ni depender de dispositivos físicos.
El Reto
Dentro de una compañía como Buildbox, el trabajo tiene una naturaleza diferente al a de una empresa de otros sectores, como puede ser el industrial o servicios tradicionales. El equipo pasa gran parte del tiempo fuera de la oficina —visitas a activos inmobiliarios, reuniones con inversores y socios— lo que hace prácticamente imposible llevar un control horario tradicional desde la oficina. De hecho, antes de esta normativa sus empleados organizaban su tiempo con total autonomía y las ausencias se comunicaban en un excel que se compartía entre los miembros del equipo.
¿Qué dificultades operativas existían?
- Ausencia de sistema formal.
- Trabajo desde diferentes ubicaciones.
- Cumplimiento normativo.
- Falta de trazabilidad.
- Necesidad de encontrar una herramienta que simplifique el seguimiento.
La solución: Evertime
El detonante de la decisión fue provocada por el cumplimiento normativo, pero la motivación de fondo era contar con datos reales sobre la actividad del equipo. El crecimiento del equipo y la actividad hizo evidente que la gestión era más compleja si se gestionaba de forma manual. Es por ello, que tras analizar distintas herramientas necesitábamos una que permitiera fichar desde cualquier lugar, con geolocalización, sin hardware de por medio y con la usabilidad suficiente para que el equipo se adaptara rápidamente.
La implantación incluyó:
- Registro horario mediante aplicación móvil y web.
- Gestión centralizada de turnos con flexibilidad.
- Control de ausencias, vacaciones y permisos.
- Informes y cuadros de mando en tiempo real.
- Gestor documental para que los empleados puedan descargarse nóminas y otros documentos corporativos.
Factores clave para elegir Evertime
✅ Cumplimiento del RDL 8/2019.
✅ Fichaje en movilidad con posibilidad de geolocalización en función del empleado.
✅ Facilidad de uso y rápida implementación.
✅ Predisposición y cercanía del Soporte técnico.
✅ Reporting interno.
✅ Gestión centralizada y digital de horarios, turnos y ausencias con Evertime.
¿Cómo fue el proceso de implantación?
"La implantación fue rápida y sin incidencias. Al ser un equipo reducido y con alto perfil tecnológico, la adopción de la plataforma fue inmediata. Lo que más valoramos es que prácticamente no hubo necesidad de formación: la herramienta es suficientemente intuitiva para que cada miembro del equipo la usara desde el primer día. La configuración de los calendarios y los roles fue sencilla y el soporte respondió con agilidad a las pocas dudas que surgieron".
Resultados Obtenidos
1. Seguridad jurídica
Uno de los principales resultados para Buildbox ha sido tener la tranquilidad de disponer de un registro de jornada completo, accesible y trazable de todos sus empleados. Para este tipo de organizaciones, donde el cumplimiento y la profesionalización de sus procesos son especialmente importantes, contar con esta información centralizada supone una mejora significativa respecto a la situación anterior.
2. Movilidad
La movilidad del equipo era uno de los principales retos. Y tener una solución dónde cada empleado puede fichar desde su dispositivo móvil y desde la ubicación en la que se encuentre, incorporando además la geolocalización del fichaje. Esto permite mantener el control horario sin modificar la dinámica de trabajo del equipo y sin añadir procesos innecesarios.
3. Eliminación de hardware
Otro de los aspectos especialmente valorados por Buildbox ha sido la posibilidad de implantar el sistema sin necesidad de instalar terminales físicos en las diferentes ubicaciones. Esta característica resulta especialmente relevante para una empresa cuya actividad no se desarrolla siempre desde una única oficina.
4. Mayor trazabilidad y mejor planificación.
Uno de los beneficios que Buildbox no esperaba inicialmente encontrar en una herramienta de control horario fue la posibilidad de obtener una mayor visibilidad sobre cómo se distribuye el tiempo del equipo entre las diferentes operaciones. Incluso la sorpresa fue cuando en la formación se les explicó como podían realizar fichajes contra proyecto para sus posteriores análisis de rentabilidad.
Testimonio
"En Buildbox el equipo está siempre en movimiento: visitas a activos, reuniones con inversores, operaciones en múltiples localizaciones. Evertime nos ha dado el cumplimiento normativo que necesitábamos sin añadir ninguna complejidad a nuestra forma de trabajar. Fichamos desde el móvil, desde donde estemos, y eso es exactamente lo que una compañía como la nuestra necesita."
Director General
Builbox
