2. Organización: Creación de un empleado

Para crear nuevos empleados, vamos al menú organización, seleccionamos la pestaña “empleados” y hacemos clic en el botón añadir situado arriba a la derecha.

Dentro de la ficha del empleado nos encontramos con una serie de opciones que podemos rellenar según los datos que queremos que consten en ella.

GENERAL, DOMICILIO Y CONTACTO

Rellenamos todos aquellos campos que son obligatorios, marcados con un asterisco (*), además de aquellos datos personales del empleado que queremos que consten.

OPCIONES

Vamos a seleccionar todas aquellas opciones que se ajusten a lo que necesitamos para los distintos empleados.

• Capturar foto: seleccionamos esta casilla, cuando queremos que el empleado tenga que tomarse una foto siempre que comienza su jornada laboral (cuando presiona el Play).

• Capturar posición GPS: seleccionamos esta casilla, cuando queremos que quede registrada la ubicación de los fichajes del empleado (es necesario que dicho empleado autorice, en el dispositivo móvil desde el que va a fichar, que permite que quede registrada la ubicación de sus fichajes).

• Notificar a administradores: seleccionamos esta casilla cuando queremos que le llegue al administrador un correo, informándole de un posible retraso en el fichaje del empleado.

• Capturar por proyecto: seleccionamos esta casilla cuando queremos que el empleado, a la hora de fichar, elija el proyecto al que quiere dedicar el tiempo de trabajo.

• Cortesía de minutos: si queremos dar un margen de minutos al empleado, al comenzar la jornada como al terminarla, añadimos los minutos que se le conceden (minutos que se le conceden por delante y por detrás de su horario de entrada, y minutos que se le conceden por delante y por detrás de su horario de salida).

Tipos de fichaje: hacemos clic en la flecha para que se desplieguen las 3 opciones que nos ofrece:

Seleccionamos una de las opciones, “obligatorio” (para todos los empleados), “opcional” (para empleados que gestionan sus tiempos) o “nunca” (para altos cargos).

• Sincronizar con Bioterminal: seleccionamos esta casilla, si los fichajes de los empleados son a través de Bioterminal, para que se sincronicen los fichajes realizados y se muestren en Evertime.

• Notificar si trabaja más de (minutos): Le llega al empleado un correo informándole de que está excediendo su jornada laboral.

• No hace horas extra: marcamos esta casilla si no queremos que el empleado pueda hacer horas extra.

• No enviar correos: Si seleccionamos esta casilla, evitamos que el empleado reciba correos de ningún tipo (recomendable mientras se configura Evertime por primera vez).

• Bloquear fichaje fuera de horario: hacemos clic para desplegar las 3 opciones disponibles.

-Según organización (marcamos esta opción en caso de establecerlo para toda la empresa por igual, a través de “parámetros”)

-Sí (si queremos que este empleado no pueda fichar fuera de su horario laboral)

-No (si queremos definir que no hay problema en que fiche fuera de su horario).

• Ocultar fichajes: seleccionamos esta casilla, cuando no queremos que al empleado se le muestren en su usuario en Evertime, los fichajes realizados (por ley es obligatorio, pero algunas empresas, activan esta casilla y les hacen llegar los fichajes a sus empleados en papel).

1. Permitir editar su ficha: para permitir que el empleado pueda editar sus datos personales.

• Trabajo a visualizar en saldo e informes: hacemos clic para que se desplieguen las tres opciones disponibles y poder definir como queremos ver las horas en los informes.

-Según organización (tal como esté definido en los parámetros).

-Según trabajo registrado (basándose en las horas totales fichadas, independientemente de si se fichan en el horario marcado por calendario.)

-Según horas normales (basándose en cómo esté definido que se calculen las horas normales, según horario estricto de trabajo o según horas a trabajar en el día).

• Como se calculan horas normales: Para establecer como queremos que se calculen las horas normales; hacemos clic para desplegar las 3 opciones.

-Según organización (según esté definido en parámetros)

-Según horario estricto de trabajo (según las horas fichadas dentro del horario de trabajo).

-Según horas a trabajar al día (según las horas totales que debe trabajar el empleado, independientemente de en qué horario las fiche).

-OPCIONES DE DESCANSO

• Según organización: definido en parámetros para toda la empresa, de manera que los empleados no tienen que fichar la pausa y el sistema resta de la jornada laboral, el tiempo de descanso establecido.

• Sí: marcamos esta opción para que el empleado tenga descanso predefinido y el sistema resta automáticamente el tiempo de descanso de la jornada laboral. Tenemos dos opciones:

–Para todos los días (fijamos un tiempo de descanso igual para todos los días de la semana, añadimos el tipo de descanso que es y los minutos para dicho descanso).

–Personalizado por cada día de la semana (indicamos qué tipo de descanso es y cuántos minutos para cada día de la semana).

• No: marcamos esta opción para un empleado en concreto, cuando toda la empresa tiene el descanso definido en parámetros, pero no queremos que le afecte a este empleado.

-EMPRESA, DEPARTAMENTO, CENTRO DE TRABAJO Y COLECTIVO

Definimos a qué empresa pertenece este empleado. Tenemos la opción de definir también a qué departamento y centro de trabajo pertenece y el colectivo que se aplica a este trabajador, además de tener la posibilidad de marcar la antigüedad del empleado.

-REGLAS

Para definir los flujos de aprobación:

• Reglas de ausencia:

-Podemos seleccionar la “regla general”, para que todas las solicitudes de trámites sean aprobadas/rechazadas por el administrador.

-Podemos seleccionar una regla creada por la empresa, para que todas las solicitudes de trámites sean aprobadas por la persona o personas definidas en la regla.

• Reglas de fichaje:

-De la misma manera que lo anterior, podemos definir qué regla establecemos (regla general o una creada por la empresa), para que todas las solicitudes de modificación e inserción de fichaje sean aprobadas según la regla definida en este apartado.  

-ANOTACIONES

Por último, está este campo en blanco para poder hacer cualquier anotación que creamos oportuna, en la ficha del empleado.

Una vez introducidos todos los datos, hacemos clic en el botón de guardar, situado abajo a la derecha.