6. Configuración: Crear reglas de aprobación

Las reglas de aprobación son un sistema que sirve para definir el flujo de aprobación de una solicitud, en 3 pasos.

En el menú “configuración” seleccionamos la pestaña “reglas de aprobación”. Aparece una regla general por defecto, que se aplica a todos los empleados, por la cual, el administrador será el que apruebe o rechace todas las solicitudes enviadas por parte de los empleados).

Para crear una regla nueva, hacemos clic en el botón añadir situado arriba a la derecha.

En primer lugar, rellenamos los campos marcados con *.

A continuación, en “paso 1”, definimos la regla que queremos: un empleado que apruebe, o todos.

• Si marcamos «uno»: significa que con que un solo aprobador apruebe las solicitudes recibidas, es suficiente, y la solicitud quedará aprobada. De manera que si en vez de definir un solo aprobador, definimos dos o tres, significa con que uno de ellos apruebe, la solicitud estará aprobada. En caso de rechazar la solicitud, deberán rechazarla todos aprobadores que estén en la regla. Esto es así porque siempre y cuando haya opciones de que uno de los empleados pueda aprobar la solicitud, ésta no se da por rechazada, por lo tanto, han de rechazarla los 3 para que conste como tal. Por ello, en el apartado «aprobador» debemos definimos si queremos que la regla esté configurada con uno o varios aprobadores, haciendo clic en el botón de lista junto al apartado «aprobador», teniendo en cuenta qué flujo de aprobación definimos en el apartado «regla».

• En caso de seleccionar que la regla sea “todos”, deberán aprobar las solicitudes recibidas, todos los empleados definidos como aprobadores, y si la solicitud es rechazada, deberán rechazarla todos también. Hacemos clic en cada uno de los campos para rellenar aprobador y seleccionaremos el número de empleados que queremos para esta regla.

Podemos establecer que el flujo de aprobación se componga de 3 pasos, de manera que, en los siguientes pasos, 2 y 3, seleccionaremos si queremos que haya 1 aprobador o todos, y añadiremos los empleados correspondientes, como hemos hecho en el paso 1.

En este caso, hasta que no apruebe el aprobador del paso 1, no le llega al aprobador del paso 2, y de la misma manera para el tercer aprobador.

Tenemos la opción de establecer una persona a la que queremos que le lleguen las notificaciones de aprobaciones y/o rechazos, marcando las dos casillas de arriba (“notificar aprobación”, “notificar rechazo”).

Añadimos en el campo “notificación” situado abajo a la izquierda, el empleado o empleados a los que queremos que les lleguen dichas notificaciones.

Damos a guardar al botón situado abajo a la derecha.